Quelles sont les qualités d'un logiciel de gestion ?

L'idéal est certes de se doter d'un logiciel de paie, de comptabilité ou de gestion commerciale. Mais comment trouver le bon ?

Il existe de bons et de mauvais concepteurs et le choix du logiciel est donc difficile. De plus aucune application ne peut constituer la panacée pour toutes les entreprises. Voici quelques points à vérifier au moment de la sélection. Beaucoup de logiciels sont conçus de manière généraliste. Il est important de connaître vos besoins spécifiques afin de pouvoir analyser celui qui pourra le mieux y répondre. A vous de cerner quelles sont les tâches standards qui vous sont indispensables.

Un chef d'entreprise averti sait que son informatique de gestion vient à l'appui de sa stratégie. Au moment d'acquérir le logiciel il souhaite bien sûr diminuer certains coûts ou générer de la valeur ajoutée, voire même les deux. Selon les cas le logiciel comptable idéal sera celui qui permettra de gérer le plus efficacement les écritures et/ou de créer un tableau de bord performant...

Il est clair qu'un bon logiciel doit faciliter la vie des utilisateurs. Vous devrez donc être attentif à sa simplicité et à son ergonomie. Les concepteurs ont beaucoup progressé dans ce sens et il est facile aujourd'hui de trouver des outils conviviaux, simples, dotés de raccourcis, de liens, d'une saisie guidée et d'un mode Aide.

Pensez aussi que ce nouveau logiciel doit s'intégrer aux autres outils informatiques. Il est essentiel d'éviter le piège qui consiste à obliger l'utilisateur à saisir plusieurs fois les mêmes données, à l'origine de pertes de temps et de risques d'erreurs. Le nouvel outil doit permettre d'importer et d'exporter des données directement en provenance ou à destination des autres programmes.

Votre choix doit se porter sur un logiciel capable d'accompagner le développement de votre entreprise. Si vous démarrez avec un seul poste assurez-vous que l'outil vous donnera la possibilité de travailler en réseau multipostes. Mieux vaut anticiper également une extension géographique. Il est important d'investir dans des outils permettant une centralisation de toutes les données et un accès facile à ces données en temps réel depuis n'importe quel poste de votre entreprise.

Que vous optiez pour un standard ou un programme développé par un prestataire, vérifiez la pérennité de la solution retenue. Ainsi votre fournisseur est-il suffisamment fiable pour assurer le suivi des évolutions futures ? Il doit également vous fournir une documentation suffisante pour vous permettre une certaine autonomie. Au minimum il lui incombe de vous proposer les versions révisées chaque fois qu'interviennent des modifications réglementaires.

Dernier critère de choix : parlons prix ! La solution adoptée doit respecter votre budget. Evaluer le coût global est loin de se limiter au prix d'achat ou de développement. Vous devez donc lister toutes les sources de dépenses : coûts d'installation, de paramétrage, de formatage, de maintenance et de mise à jour... Ensuite sachez qu'il faut toujours calculer large pour ce genre d'investissement. Mieux vaut forcer l'évaluation que de se retrouver avec des problèmes de trésorerie.

Dominique Deslandes

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